Margem por projeto: onde o lucro do escritório some
Faturamento alto não é lucro. O jeito de saber qual projeto deu dinheiro é calcular a margem de cada um, e para isso você precisa de um número que quase ninguém tem: o custo da sua hora.
No escritório do exemplo: R$ 34.000 de despesas fixas por mês ÷ 400 horas produtivas da equipe (horas realmente dedicadas a projeto, não horas no escritório) = R$ 85 por hora.
Agora o Projeto A, uma residência com honorário de R$ 48.000. Os impostos usam 8% só para o exemplo — use a alíquota do seu regime, que o seu contador informa.
| Projeto A — residência | Como foi orçado | Como aconteceu |
|---|
| Honorário | R$ 48.000 | R$ 48.000 |
| Horas da equipe × R$ 85 | 320 h = R$ 27.200 | 450 h = R$ 38.250 |
| Complementares e render terceirizado | R$ 6.000 | R$ 6.000 |
| Impostos (8%, ilustrativo) | R$ 3.840 | R$ 3.840 |
| Margem do projeto | R$ 10.960 (22,8%) | − R$ 90 (prejuízo) |
As 130 horas a mais vieram de revisões que não estavam no contrato. O cliente ficou feliz, a obra ficou linda — e o projeto pagou para existir. Sem controle de horas, esse prejuízo fica invisível e se repete na próxima proposta com o mesmo escopo aberto.
É por isso que a margem por projeto conversa direto com a precificação: se você não sabe quanto um projeto custou, não sabe quanto cobrar pelo próximo.
Planejamento financeiro do escritório: orçado x realizado
Planejar não é prever o futuro com exatidão. É escrever, antes do mês começar, quanto você espera faturar e gastar — e depois comparar. Essa comparação tem nome: orçado x realizado (ou BvA, do inglês budget versus actual).
| Março (ilustrativo) | Orçado | Realizado | Diferença |
|---|
| Receita de projetos | R$ 40.000 | R$ 36.500 | − R$ 3.500 |
| Custos diretos de projeto | R$ 5.000 | R$ 7.800 | + R$ 2.800 |
| Despesas fixas | R$ 34.000 | R$ 34.600 | + R$ 600 |
O valor da tabela não está no número em si, e sim na pergunta que ela obriga você a fazer: por que os custos diretos estouraram R$ 2.800? Render refeito? Complementar que não estava previsto? Cada desvio explicado vira um ajuste no próximo orçamento ou na próxima proposta.
DRE gerencial: o resumo que mostra se o escritório dá lucro
A DRE gerencial (Demonstração do Resultado) é o resumo do mês em uma página, organizado para você decidir — não para o fisco. A estrutura básica para um escritório de arquitetura:
- Receita de projetos (o que foi faturado no mês)
- (−) Impostos sobre as notas
- (−) Custos diretos de projeto (complementares, render, maquete, deslocamento)
- = Margem de contribuição — quanto os projetos deixaram para pagar a estrutura
- (−) Despesas fixas (equipe, aluguel, softwares, contador, pró-labore)
- = Resultado do mês — lucro ou prejuízo de verdade
Repare que a DRE e o fluxo de caixa contam histórias diferentes. A DRE diz se o escritório ganhou dinheiro; o fluxo de caixa diz se o dinheiro está na conta. Dá para ter lucro na DRE e caixa no vermelho — é exatamente o caso de quem tem "todo o dinheiro na rua", com parcelas a receber.
Modelo Fleuriet: por que o escritório dá lucro e falta caixa
Para explicar essa diferença entre lucro e caixa, a Elevare usa o Modelo Fleuriet, uma forma de análise financeira criada pelo professor francês Michel Fleuriet e muito usada no Brasil. Ele olha para o escritório em movimento, não como uma foto do balanço, e responde uma pergunta simples: quanto dinheiro a operação prende, e de onde vem o dinheiro para segurar isso?
São três números:
- NCG — Necessidade de Capital de Giro: o dinheiro que fica preso na operação. Em arquitetura, é principalmente o que você já entregou e ainda não recebeu (etapas aprovadas, parcelas a vencer), menos o que a operação "financia" para você: salários, impostos e fornecedores que ainda vão vencer e as entradas que o cliente pagou antes de você executar a etapa.
- CDG — Capital de Giro: o dinheiro de longo prazo que sobra para sustentar a operação. É o capital dos sócios e o lucro que ficou no escritório, menos o que foi imobilizado em computadores, móveis e equipamentos.
- T — Saldo de Tesouraria: CDG − NCG. Positivo: o escritório tem fôlego próprio. Negativo: a operação está sendo paga com cheque especial, empréstimo de curto prazo ou atraso de contas.
Imagine um escritório (números ilustrativos) que fecha dois projetos grandes. O faturamento sobe, a DRE mostra lucro — e o caixa piora:
| Escritório ilustrativo | Antes | Depois dos 2 projetos |
|---|
| A receber de etapas entregues | R$ 90.000 | R$ 130.000 |
| (−) Salários, impostos e fornecedores a pagar | R$ 35.000 | R$ 35.000 |
| (−) Entradas recebidas de clientes | R$ 15.000 | R$ 15.000 |
| NCG | R$ 40.000 | R$ 80.000 |
| CDG (capital e lucro retido − equipamentos) | R$ 20.000 | R$ 20.000 |
| Saldo de Tesouraria (CDG − NCG) | − R$ 20.000 | − R$ 60.000 |
O escritório cresceu e passou a precisar de R$ 60 mil "emprestados" para funcionar. Quando a NCG cresce mais rápido que o capital de giro, o buraco só aumenta — no Modelo Fleuriet isso tem nome: efeito tesoura. Crescer sem olhar o giro é o jeito mais rápido de quebrar com a agenda cheia.
As alavancas para virar esse jogo são de gestão, não de sorte:
- Cobrar entrada antes de começar cada etapa — entrada recebida reduz a NCG na hora;
- encurtar o tempo entre entregar a etapa, faturar e receber (nota emitida no dia certo, cobrança no vencimento);
- deixar parte do lucro no escritório, em vez de retirar tudo, para aumentar o capital de giro;
- não comprar equipamento com o dinheiro do giro, porque isso reduz o CDG.
Na Elevare, o Modelo Fleuriet faz parte da análise de caixa, aparece nos relatórios mensais e está no sistema próprio — para você ver, mês a mês, se o seu escritório está ganhando fôlego ou entrando na tesoura.
Sistema de gestão para escritório de arquitetura: planilha ou sistema?
Planilha funciona para começar, enquanto é uma pessoa lançando poucos movimentos e com disciplina. Ela começa a falhar quando o escritório cresce: versões diferentes do arquivo, fórmula quebrada, lançamento esquecido e nenhuma ligação entre horas de projeto e dinheiro.
O que procurar em um sistema para escritório de arquitetura:
- contas a pagar e a receber ligadas a cada projeto, não só a categorias;
- registro de horas por projeto e por etapa, para chegar na margem real;
- conciliação bancária sem digitar extrato na mão;
- relatórios de caixa e resultado que você entende sem curso de contabilidade.
Foi por isso que a Elevare criou um sistema próprio que junta financeiro e projetos — horas, prazos e lucro por projeto no mesmo lugar. Você pode conhecer os planos na página do sistema de gestão para escritórios de arquitetura.
Fazer sozinha, contratar alguém ou terceirizar (BPO financeiro)?
Toda a rotina deste guia pode ser feita por você. A pergunta é se deveria. Três caminhos, com prós e contras honestos:
- Fazer sozinha: custo baixo em dinheiro, alto em tempo. Funciona no começo, enquanto o volume é pequeno. O risco é o financeiro ficar sempre para "depois do projeto" — ou seja, nunca.
- Contratar alguém interno: dá presença diária, mas traz salário e encargos fixos, e depende de uma pessoa só. Se ela sai, o conhecimento vai junto.
- Terceirizar com um BPO financeiro: uma equipe especializada assume contas a pagar e a receber, conciliação, notas fiscais e relatórios. Faz mais sentido quando você já tem volume, não quer montar equipe financeira e precisa de análise, não só de lançamento.
Um teste simples: se você passa mais de algumas horas por semana no financeiro e ainda assim não sabe responder qual projeto deu lucro, querida, o modelo atual não está funcionando. Se quiser se aprofundar, leia os 5 sinais de que seu escritório precisa de um BPO financeiro ou veja como funciona o BPO financeiro da Elevare.
Como a Elevare faz a gestão financeira do seu escritório
A Elevare é um BPO financeiro especializado em arquitetura, design de interiores, engenharia e construtoras. O trabalho começa pelo mapa do dinheiro e por um levantamento retroativo do que já aconteceu — para entender as causas, não só montar relatório.
Depois, assumimos a rotina: contas a pagar e a receber, conciliação bancária, emissão de notas fiscais, orçado x realizado e DRE gerencial, com o sistema próprio que liga o financeiro às horas e ao lucro de cada projeto. Na análise de caixa e nos relatórios mensais, usamos o Modelo Fleuriet para mostrar quanto capital de giro o escritório precisa e se o caixa está ganhando ou perdendo fôlego.
O atendimento é 100% remoto, para escritórios de todo o Brasil, em parceria com o seu contador.
Perguntas frequentes sobre gestão financeira para escritório de arquitetura
Quais são os pilares da gestão financeira de um escritório de arquitetura?
São quatro: controle (contas a pagar e a receber, notas e conciliação bancária), caixa (fluxo de caixa projetado), resultado (DRE gerencial e margem por projeto) e planejamento (orçado x realizado). Eles funcionam em sequência: sem controle confiável, os outros três ficam sem base.
Qual a margem de lucro de um escritório de arquitetura?
Não existe um número único que sirva para todo escritório: depende do tipo de projeto, do tamanho da equipe, do regime tributário e de quanto as revisões consomem. O que vale é calcular a sua: honorário menos horas da equipe × custo da hora, menos custos diretos e impostos. Com esse cálculo feito projeto a projeto, você descobre a margem real e define uma meta para as próximas propostas.
Qual sistema de gestão é bom para escritório de arquitetura?
Um que ligue o financeiro aos projetos: contas a pagar e a receber por projeto, horas por etapa, conciliação bancária e relatórios simples de caixa e resultado. Sistemas financeiros genéricos organizam as contas, mas não mostram o lucro por projeto. O sistema da Elevare foi feito para essa realidade.
Por que o escritório tem projeto e não tem dinheiro no caixa?
Porque contrato assinado não é dinheiro na conta. Em arquitetura o recebimento vem por fase e depende da aprovação do cliente, enquanto equipe, aluguel e softwares vencem todo mês. Sem fluxo de caixa projetado para as próximas semanas, um atraso de aprovação basta para deixar o mês no vermelho, mesmo com a agenda cheia. No Modelo Fleuriet, isso aparece como necessidade de capital de giro (NCG) maior que o capital de giro do escritório.
Gestão financeira é a mesma coisa que contabilidade?
Não. A contabilidade cuida de impostos, obrigações legais e balanço oficial. A gestão financeira cuida do dia a dia e das decisões: caixa, cobrança, margem por projeto, planejamento. As duas se complementam — e o contador trabalha melhor quando recebe o financeiro organizado.
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